Datenschutzerklärung

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von Digitana Accounting – Wirtschaftssystem. Das System ist die interne Wirtschafts-, Buchhaltungs-, Dokumentations- und Unternehmensplattform von Digitana Kriegler e.U. und nur für berechtigte Benutzer zugänglich.

Verantwortliche Stelle

Welche Daten in Accounting verarbeitet werden können

• Benutzer-, Sitzungs-, Rollen- und Berechtigungsdaten
• Unternehmens-, Kunden-, Lieferanten-, Produkt- und Leistungsstammdaten
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Belege und Buchungsdaten
• Bank-, Zahlungs-, Finanztransaktions- und Zuordnungsdaten
• Kassen-, Lager-, Anlagen- und Fuhrparkdaten
• Mitarbeiter-, Beschäftigungs-, Zeit-, Abwesenheits- und Lohndaten, soweit diese Funktionen genutzt werden
• Dokumente, Dateiinhalte, Metadaten und Suchinformationen in Digitana Docs
• Benachrichtigungs-, Push-, Audit-, Sicherheits- und technische Betriebsdaten

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient insbesondere der internen Unternehmensorganisation, Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungszuordnung, Dokumentation, Personalverwaltung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, IT-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit betrieblicher Vorgänge.

Je nach Verarbeitung stützt sie sich insbesondere auf die Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen, gesetzliche Verpflichtungen, berechtigte betriebliche Interessen und – soweit im Einzelfall erforderlich – eine Einwilligung.

Finanz-, Zahlungs- und Open-Banking-Funktionen

Digitana Accounting – Wirtschaftssystem verarbeitet Bankkonten, Finanztransaktionen, Zahlungszuordnungen und offene Forderungen. Für Open Banking werden nach der Freigabe einer Bankverbindung die für Kontozugriff, Kontostände und Umsatzabruf erforderlichen Daten über die konfigurierte Open-Banking-Anbindung verarbeitet. Für SumUp-Zahlungs- und Terminalfunktionen werden die jeweils erforderlichen Zahlungs-, Status- und Zuordnungsdaten mit SumUp ausgetauscht.

Die Plattform trennt produktive Buchungs- und Zahlungsdaten von ausdrücklich gekennzeichneten Übungsdaten.

Mitarbeiter- und Lohndaten

Die Mitarbeiter- und Lohnfunktionen verarbeiten die für Beschäftigung, Zeit- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnberechnung, Abrechnung und gesetzliche Dokumentationspflichten erforderlichen Daten. Der Zugriff ist auf entsprechend berechtigte Benutzer beschränkt.

Digitana Docs, ONLYOFFICE und Microsoft 365

Digitana Docs verarbeitet Dokumente und zugehörige Metadaten innerhalb von Digitana Accounting – Wirtschaftssystem. Unterstützte Dokumente werden über den intern betriebenen ONLYOFFICE Document Server bearbeitet.

Die Microsoft-365- beziehungsweise SharePoint-Integration verarbeitet Dokumente und Metadaten für die kontrollierte betriebliche Ablage und Synchronisierung.

Digitana-interne Integrationen

Digitana Accounting – Wirtschaftssystem ist in die Digitana-Systemlandschaft eingebunden. Kontrollierte Schnittstellen zur internen Verwaltungsplattform und zu Digitana Social übertragen ausschließlich die für den jeweiligen freigegebenen fachlichen Vorgang erforderlichen Daten. Benachrichtigungen und fachliche Verweise nutzen die bestehende zentrale Accounting-Logik; parallele Datenhaltungen werden vermieden.

KI-gestützte Funktionen

Digitana arbeitet mit modernen KI-Werkzeugen sowie selbst entwickelten KI-Systemen und KI-Komponenten. Personenbezogene oder betriebliche Inhalte werden nur im für die jeweils freigegebene Funktion erforderlichen Umfang verarbeitet. KI unterstützt Arbeits- und Analyseprozesse; fachliche Freigaben, Buchungen, Zahlungen und unternehmerische Entscheidungen verbleiben beim Menschen.

Empfänger und eingesetzte Dienste

Personenbezogene Daten werden nur an Stellen oder technische Dienstleister übermittelt, die für den jeweiligen freigegebenen Vorgang erforderlich sind. Dazu gehören je nach Funktion insbesondere Infrastruktur- und Hostingdienste, Microsoft 365 beziehungsweise SharePoint, Open-Banking-Dienste, SumUp, technische Push-Dienste des verwendeten Browsers oder Geräts sowie eingesetzte KI-Dienste. Zugriffe und Übermittlungen erfolgen zweckgebunden und nach dem Berechtigungs- und Sicherheitskonzept von Digitana.

Technische Betriebs-, Audit- und Sicherheitsdaten

Für Anmeldung, Systemsicherheit, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkte, technische Anfrageinformationen, Korrelationskennungen, Audit-Ereignisse und sicherheitsrelevante Statusdaten verarbeitet werden.

Administrative und fachlich relevante Änderungen werden soweit vorgesehen revisions- und nachvollziehbarkeitsorientiert protokolliert.

Benachrichtigungen und Web Push

Für interne Benachrichtigungen verarbeitet Accounting Meldungstyp, Priorität, Inhalt, Zielbezug und Status. Wenn Web Push aktiviert wird, werden zusätzlich die technischen Push-Abonnementdaten des verwendeten Browsers oder Geräts gespeichert. Die Zustellung erfolgt über die technische Push-Infrastruktur des jeweiligen Browsers beziehungsweise Geräteanbieters.

Cookies und lokale Sitzungsinformationen

Accounting verwendet nur technisch erforderliche Cookies beziehungsweise lokale Informationen für Anmeldung, Sitzung, Sicherheit, PWA-Betrieb und ausdrücklich aktivierte Komfortfunktionen. Analyse-, Werbe- oder Marketingtracking ist nicht Bestandteil der internen Accounting-Plattform.

Speicherdauer

Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen betrieblichen Zweck, die Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Buchhaltungsunterlagen, Belege und vergleichbare steuerlich relevante Unterlagen unterliegen grundsätzlich einer siebenjährigen Aufbewahrungsfrist; im Einzelfall können längere gesetzliche Fristen gelten.

Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Information und Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an office@digitana.at gerichtet werden.

Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
dsb@dsb.gv.at